In onze vorige blog schreven we over hoe efficiëntie in de zorg niet draait om harder werken, maar om ruimte creëren. Voor reflectie. Voor rust. Voor échte aandacht.

Maar hoe zorg je voor die ruimte als je hoofd de hele dag op aan staat?

Want laten we eerlijk zijn: het is niet alleen je agenda die vol zit. Je hoofd doet vrolijk mee. Met to-do’s, losse gedachten, beloftes aan collega’s, ideeën die je niet wilt vergeten, én dat ene appje dat je nog zou sturen.Herkenbaar? Dan is het tijd voor een praktische aanpak: Getting Things Done.

Getting Things Done: rust in je hoofd, grip op je dag

Getting Things Done (GTD), ontwikkeld door productiviteitsgoeroe David Allen, is een methode die wereldwijd wordt gebruikt – óók buiten de kantoormuren. Het idee is even simpel als krachtig: je hoofd is geen opslagplek. Het is bedoeld om te denken, niet om alles te onthouden.

Juist in een drukke zorgomgeving is dat belangrijk. Want als je constant bezig bent met wat je niet mag vergeten, is er geen ruimte om écht aanwezig te zijn. Niet bij je patiënt. Niet bij je collega. En ook niet bij jezelf.

GTD helpt je om al die losse gedachten, taken en ideeën uit je hoofd te halen en te ordenen in een systeem dat voor jou werkt. Dat kan een notitieboekje zijn, een app of een digitaal dashboard. Zolang het maar betrouwbaar is.

De kernstappen van GTD:

  • Verzamel alles
    Schrijf alles op wat in je hoofd zit. Van “bloeddruk checken op kamer 6” tot “cadeau kopen voor m’n vriendin”.
  • Orden en categoriseer
    Wat moet vandaag? Wat kan later? Wat hoort bij je werk, wat is privé? Wat vereist actie, wat niet?
  • Plan bewust
    Koppel je taken aan momenten. Bijvoorbeeld: “Als ik straks de supervisor spreek, vraag ik direct naar X.” Of: “Deze mail stuur ik morgenochtend.”
  • Herzie regelmatig
    Plan korte momenten om je lijst bij te werken. Zo blijft je systeem betrouwbaar én overzichtelijk.
  • Doe met focus
    Werk één ding tegelijk af. Zonder dat je bang hoeft te zijn dat je iets anders vergeet.

Wat levert het op?

Voor jonge zorgprofessionals betekent GTD: minder mentale ruis, meer regie. Je dag wordt niet langer gestuurd door wat er toevallig op je pad komt, maar door wat jij belangrijk vindt.

Het geeft je ruimte om stil te staan. Om prioriteiten te stellen. Om echt te luisteren naar een patiënt, omdat je weet dat de rest veilig staat genoteerd. En misschien wel het belangrijkste: je hebt het gevoel dat je zelf weer aan het roer staat.

Zo simpel kan het zijn

We zien regelmatig artsen bij TalentCare die starten met een klein schriftje of een app als Trello, Nirvana of zelfs de Notities-app op hun telefoon. Het gaat niet om perfectie, maar om consistentie. Eén systeem. Eén plek. Dat is vaak al genoeg.

En GTD is niet alleen handig voor je taken, maar ook voor je hoofd. Want met meer overzicht ontstaat er ruimte. Voor aandacht, voor reflectie, voor bewuste leerervaringen.

Eén verandering kan veel losmaken

Of je nu werkt met een notitieboekje, een app, of een whiteboard op de afdeling — het effect is hetzelfde: je haalt de ruis uit je hoofd en creëert ruimte om bewust te handelen.

Een mooi voorbeeld daarvan zagen we bij een jonge ANIOS in een verpleeghuis. Zij merkte dat het team vooral aan het rennen was van taak naar taak. Tijd om even stil te staan bij wat er gebeurde, was er nauwelijks.

Ze besloot iets kleins te proberen: een whiteboard met drie vaste vragen, elke dag na de dienst:

  • Wat ging goed vandaag?
  • Wat had makkelijker gekund?
  • Wat wil je meenemen naar morgen?

Binnen een week ontstonden er open gesprekken, gezamenlijke inzichten én concrete verbeterideeën. Collega’s voelden zich gehoord, er kwam meer eigenaarschap én verbinding in het team. Alles begon met één simpele vraag: “Zullen we het eens anders proberen?” Of je nu begint met je eigen takenlijst of een teamreflectie: ruimte creëren begint bij kleine acties.