Vijf minuten: zo lang komen arts Koen van Steekelenburg (30) en zijn collega’s iedere ochtend samen om even bij elkaar in te checken. Hoe zitten we er vandaag bij? Een paar maanden geleden introduceerde Koen de check-in bij zijn team, en nu is het al een gewoonte geworden. Samen met collega Chanine Donkersloot, sociaal-psychiatrisch verpleegkundige, vertelt hij over zijn verbeterinitiatief.

Zorgverleners cijferen zichzelf snel weg, weten Koen en Chanine uit ervaring. Patiënten staan voorop, daarna komen zijzelf pas. Voordat Koen in september begon met zijn verbeterinitiatief, startte zijn team de dag altijd met een overleg. Op een scherm kwamen alle patiënten voorbij en bespraken ze bijzonderheden. “Daarna gingen we meteen aan het werk”, blikt Koen terug. “Door, door, door. Hoe het met ons ging, daar ging het verder niet over. De hele dag niet. Daardoor stonden we weinig stil bij onszelf en elkaar.”

“De check-in is een goede wake-up call voor jezelf”

“En dat terwijl je zelf het belangrijke instrument bent in de zorg”, voegt Chanine toe. “Om een behandeling vorm te geven, zet je jezelf in. Jij stelt de vragen, praat met de patiënten, helpt  ze. Dan is het belangrijk dat je ook goed voor jezelf zorgt.” Ze was dan ook meteen enthousiast toen Koen met het idee kwam voor een check-in.

Toolkit voor teams

De inspiratie daarvoor deed hij op tijdens een filmfestival van Zin in Zorg, een initiatief van De Jonge Specialist, de Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband (LAD), de Landelijke Organisatie van Aspirant Huisartsen (LOVAH) en de VvAA.

Zin in Zorg staat voor mentaal fitte dokters, met meer werkplezier. Koen: “Tijdens dat festival hoorde ik over een praktische toolkit voor teams om een verandering teweeg te brengen. Interessant, dacht ik, misschien is dat wel iets voor ons.”

Zo kwam hij uit op de check-in. Hij deelde zijn plan eerst met individuele collega’s, zodat hij de reacties kon peilen. Daarna opperde hij het tijdens een overleg met het team, dat bestaat uit 18 zorgverleners.

Vrijblijvende vorm

Niet iedereen was meteen enthousiast, maar de meerderheid vond het een goed plan. Wel was er wat discussie over de vorm. “Iemand vond bijvoorbeeld dat iedereen erbij moest zijn”, noemt Koen. “Ook de mensen die zich liever niet kwetsbaar opstelden. Andere collega’s stonden er wel voor open, maar niet iedere dag. Ook waren sommigen bang dat ze zich te veel zorgen zouden maken als het niet goed zou gaan met een collega.”

Uiteindelijk kwamen ze uit op een vrijblijvende check-in. Wie aan wil sluiten, doet mee. Zo niet, even goede vrienden. Koen en Chanine zijn bijna altijd van de partij. De check-in duurt vijf minuten, soms zes, soms zeven, maar nooit té lang. Direct erna is namelijk een ander overleg gepland, waar alle collega’s verwacht worden.

Stoplichtkleur

“We doen een rondje”, legt Chanine uit. “Om de beurt geef je aan hoe lekker je in je vel zit, met een cijfer of stoplichtkleur. Bijvoorbeeld: ‘Vandaag voel ik me groen, ik zit er goed bij.’ Ze lacht. “Al klagen we wel dat die stoplichtkleuren te weinig nuance geven. Dat je bijvoorbeeld tussen geel en groen in zit.”

Je bepaalt zelf of je meer wil vertellen over een gevoel. Chanine: “Als iemand rood of oranje is, vragen we wel of diegene iets van ons nodig heeft. Soms is het antwoord ja, soms wil iemand het gewoon even laten. Dat is ook oké.” Al voegt Koen wel toe: “Als iemand elke dag rood is, gaan er natuurlijk wel alarmbellen rinkelen. En het is best lastig om helemaal niets te zeggen als je allemaal vragende blikken van collega’s ziet.”

In eerste instantie vond de check-in plaats in de algemene vergaderruimte. Al snel bleek dat dat niet de juiste plek. “Iedereen kon hier zo binnenlopen”, licht Koen toe. “Dat is niet fijn als je net iets kwetsbaars aan het vertellen bent. Daarom hebben we een andere, veiligere en rustigere ruimte gevonden. Dat zou ik iedereen adviseren die een check-in overweegt.”

“Patiënten zien hierdoor dat wij ook maar mensen zijn”

Rustmomentje

De cultuur in het team was al open, maar de check-in heeft voor nog meer verbinding gezorgd. Voor Chanine fungeert het als rustmomentje. “Even stilstaan bij mezelf, voordat ik opga in de waan van de dag. Het heeft ook wel voor meer saamhorigheid gezorgd.”

Dat beaamt Koen. Hij verwerkte de meningen van collega’s in een evaluatie. Daarin stond bijvoorbeeld dat de check-in stimuleert om elkaar écht te zien en te steunen. En dat het teamgevoel erdoor versterkt is. “Je voorkomt dat je je de hele dag terugtrekt op je kamer en dat niemand merkt dat je je shit voelt. We luisteren naar elkaar en letten op elkaar. Dat kan uitval en ziekteverzuim misschien voorkomen. Ook is het een goede wake-up call voor jezelf als je weken achter elkaar geel of oranje bent.”

Eerlijk naar jezelf zijn

Ook patiënten hebben er baat bij, gelooft de arts. “Als ik me minder goed voel, kan ik dat gevoel beter erkennen, en naar patiënten uiten. ‘Vandaag ben ik wat minder scherp, sorry’.” “Precies”, zegt Chanine. “Daardoor zien patiënten dat wij ook maar mensen zijn. Het is heel normaal om niet elke dag de beste versie van jezelf te zijn.”

Vonden ze het zelf lastig om zichzelf kwetsbaar op te stellen? Chanine: “Sinds we geswitcht zijn van ruimte, voelt de omgeving heel veilig. Iedereen kiest er bewust voor om er te zijn.” Voor Koen geldt hetzelfde. “Ik vind het makkelijk om te vertellen hoe ik me voel. Al vind ik het soms wel lastig ook eerlijk naar mezelf te zijn. Kan ik aan mezelf toegeven hoe slecht ik me voel? Dan heb ik toch de neiging het omhoog te praten.” Dat herkent Chanine.

Wat Koen verder nog weleens moeilijk vindt: accepteren dat niet iedereen altijd bij de check-in is. Terwijl ze het wel waarderen. “Er is altijd wat: het verkeer, kinderen, of ze zijn het simpelweg vergeten. Ach ja, ik kan niemand dwingen. Mensen moeten alleen komen omdat ze het zelf belangrijk vinden.”

Pauzebingokaart

Koen zit zelden zonder verbeterplannen. Eerder gaf hij al mindfulness aan collega’s. Het volgende verbeterinitiatief is al in gang gezet. Dat is een pauzebingokaart, ook een idee van Zin in Zorg. “Ons team is al redelijk goed in pauze houden, maar ik denk dat het nog beter kan. Daarom wil ik collega’s inspireren goede pauzegewoontes uit te proberen.” Denk aan: de lunch niet achter je laptop eten, een rondje lopen, je telefoon uitzetten.

De eerste die de bingokaart vol heeft, krijgt een taart. “Ik heb nog niemand aan mijn bureau gehad…” Chanine kijkt schuldbewust. “Goed punt. Het was me even ontschoten. Ja, Koen motiveert ons wel om goed voor onszelf te zorgen. Heel waardevol.”

Verbeterinitiatieven bij TalentCare?

Alle artsen en verpleegkundigen van TalentCare werken aan praktische, kleinschalige verbeterinitiatieven. Daarmee zorgen ze voor duurzame veranderingen op hun werkplek. Met meer tijd en ruimte voor waar het écht om gaat: zorg met persoonlijke aandacht.